Política de Privacidad

En SoftwareOnline (“SoftwareOnline”, “nosotros” o “nuestro”), respetamos tu privacidad y nos comprometemos a proteger los datos personales que tratamos en el contexto de nuestros servicios, sitios web, aplicaciones, integraciones y soluciones de automatización, incluyendo integraciones con WhatsApp API y Agentes de Inteligencia Artificial (IA).

1. Alcance

Esta Política aplica a:

• Nuestro sitio web y páginas asociadas (incluyendo formularios de contacto).
• Servicios de desarrollo de software, integraciones de sistemas, automatización, analítica y soporte.
• Soluciones que integran WhatsApp API (por ejemplo, WhatsApp Business Platform).
• Soluciones basadas en Agentes de IA (chatbots, asistentes internos, automatización, RAG u otros).

2. Definiciones

• Dato Personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Tratamiento: cualquier operación con datos (recolección, almacenamiento, uso, transmisión, eliminación).
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Cliente: organización o persona que contrata nuestros servicios.
• Usuario Final: persona que interactúa con un sistema desarrollado o integrado por nosotros.
• WhatsApp API: integración basada en la plataforma de WhatsApp Business, que permite enviar y recibir mensajes mediante API.
• Agentes de IA: componentes de software que procesan información para asistir, automatizar o ejecutar acciones.
• RAG: técnica donde un Agente de IA consulta una base de conocimiento para responder con contexto.
• Datos de Conversación: contenido de mensajes enviados/recibidos y metadatos asociados.

3. Rol de SoftwareOnline: Responsable o Encargado

• Cuando recopilamos datos para gestionar consultas en nuestro sitio (por ejemplo, formulario de contacto), SoftwareOnline actúa como Responsable.
• Cuando desarrollamos o administramos una solución para un Cliente, típicamente SoftwareOnline actúa como Encargado y el Cliente es el Responsable (por ejemplo, un bot de WhatsApp para atención).

Este esquema puede formalizarse mediante acuerdos de tratamiento de datos (DPA) y cláusulas contractuales.

4. Datos que recopilamos

4.1. Datos que tú nos proporcionas

• Nombre, empresa, cargo (opcional), correo electrónico, teléfono.
• Mensajes enviados por formularios, correo o canales de contacto.
• Información del proyecto (requerimientos, documentación, archivos compartidos).

4.2. Datos técnicos

• Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo.
• Registros de actividad (logs) asociados a seguridad y operación.
• Cookies o tecnologías similares (cuando aplique).

4.3. Datos en integraciones con WhatsApp API

• Número de teléfono del Usuario Final y nombre de perfil (si la plataforma lo entrega).
• Contenido de mensajes (texto, imágenes, documentos, audio, etc.).
• Metadatos: fecha/hora, estado de entrega, identificadores de mensaje, plantillas usadas.

4.4. Datos tratados por Agentes de IA

• Consultas y respuestas generadas por el agente.
• Fragmentos de documentos usados en RAG o contexto.
• Señales de uso (métricas de desempeño, tasa de resolución, auditoría técnica).

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos personales para:

1. Responder consultas y gestionar solicitudes comerciales.
2. Prestar servicios de desarrollo, integración, automatización y soporte.
3. Operar integraciones con WhatsApp API (mensajería, notificaciones, atención automatizada).
4. Operar Agentes de IA (atención, soporte interno, clasificación, extracción, automatización).
5. Seguridad: prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
6. Mejora de servicios: calidad, rendimiento, auditoría técnica y métricas operacionales.
7. Cumplimientos legales y contractuales.

6. Base legal / fundamento

Según el caso, el tratamiento se sustenta en:

• Consentimiento (por ejemplo, al enviar un formulario).
• Ejecución de un contrato (servicios contratados por el Cliente).
• Interés legítimo (seguridad, prevención de abuso, mejora del servicio).
• Cumplimiento legal (obligaciones aplicables).

Cuando SoftwareOnline actúa como Encargado, la base legal la define el Cliente como Responsable.

7. Integraciones con WhatsApp API

Cuando una solución usa WhatsApp API:

• Los mensajes pueden pasar por infraestructura del proveedor (WhatsApp/Meta y/o proveedores autorizados).
• Se aplican reglas de la plataforma (plantillas, ventanas de conversación, políticas anti-spam, verificación).
• Podemos implementar controles para evitar envíos no solicitados, trazabilidad y control de acceso.
• En soluciones para Clientes, el Cliente define mensajes, base legal y retención.

Recomendación: implementar opt-in y permitir opt-out (“detener”, “baja”) cuando aplique.

8. Agentes de IA

8.1. Minimización y control de contexto

• El agente recibe solo los datos necesarios para cumplir la finalidad.
• Podemos enmascarar o pseudonimizar datos cuando sea viable.

8.2. RAG y fuentes de conocimiento

• El agente consulta repositorios definidos (documentos, bases de datos, manuales).
• Se aplican controles de permisos para evitar acceso no autorizado.

8.3. Proveedores de modelos

• El agente puede usar modelos operados por terceros o modelos locales.
• Cuando el proveedor lo permita y el contrato lo contemple, configuramos opciones para reducir retención o evitar uso para entrenamiento.

8.4. Decisiones automatizadas

• En acciones automáticas, recomendamos registro de auditoría y revisión humana en escenarios sensibles.

9. Compartición de datos y terceros

Podemos compartir datos solo en la medida necesaria con:

• Proveedores de infraestructura (hosting, almacenamiento, correo, monitoreo).
• Proveedores de mensajería (WhatsApp/Meta y/o intermediarios autorizados).
• Proveedores de IA (cuando el servicio lo requiera).
• Autoridades cuando exista obligación legal.

No vendemos datos personales.

10. Transferencias internacionales

Algunos proveedores pueden procesar datos fuera de Chile. En esos casos procuramos usar proveedores reconocidos, acuerdos apropiados y medidas de seguridad coherentes con esta Política.

11. Retención de datos

Conservamos datos por el tiempo necesario para cumplir la finalidad, obligaciones legales/contractuales, auditorías y resolución de disputas. En proyectos de Clientes, los plazos se definen contractualmente.

12. Seguridad de la información

• Control de accesos (mínimos privilegios).
• Cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) y, cuando corresponde, cifrado en reposo.
• Segregación de ambientes (desarrollo/producción).
• Registro de auditoría, monitoreo y alertas.
• Copias de seguridad y planes de continuidad (cuando aplica).

Ningún sistema es 100% infalible; trabajamos activamente para reducir riesgos.

13. Derechos de las personas

Puedes solicitar, según corresponda:

• Acceso a tus datos.
• Rectificación/actualización.
• Eliminación o supresión (cuando aplique).
• Oposición o limitación del tratamiento (según base legal).
• Información sobre transferencias y encargados.

14. Cookies y analítica

Podemos usar cookies o analítica para mejorar experiencia, medir rendimiento y analizar uso. Puedes configurar tu navegador para bloquear cookies; algunas funciones podrían verse afectadas.

15. Contacto

Para consultas sobre privacidad, solicitudes o reclamos:

• Correo: [email protected]
• Asunto sugerido: “Privacidad – Solicitud”

Indica: nombre, medio de contacto, descripción de la solicitud y, si aplica, evidencia para identificar el dato.

16. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar mejoras, cambios legales o nuevos servicios. La versión vigente estará disponible en nuestro sitio y se identificará por su fecha de última actualización.

17. Recomendación adicional para Clientes

• Publicar su propia política de privacidad y términos.
• Informar claramente el uso de mensajería e IA.
• Definir mecanismos de consentimiento/opt-out cuando aplique.
• Implementar controles de acceso, retención y auditoría.